丰田A3一页纸报告详解【附共享图书】

解决问题的能力是区分企业强弱的关键之一，人们对问题的分析和解决过程就是管理发展的历史。

沟通标准化：运用标准化的沟通格式，表达复杂想法的规范化流程

内容精简化：一页纸就可以呈现所有内容，改变以往大量的ppt

问题可视化：包含文字、图表与数据，将这一页纸粘贴在墙上，可以实现可视化管理，这是有效沟通的关键

“一页纸报告”是PDCA、碎石法的具体运用，是简单实用的汇报工具

·“一页纸报告”中所包含的模块完整体现了PDCA或碎石法解决问题的框架和结构

·编写“一页纸报告”能帮助系统地、逻辑地分析、解决问题并进行后续的追踪

·通过学习如何编写“一页纸报告”来掌握和巩固PDCA或碎石法的问题解决方式及步骤

·学习如何编写“一页纸报告” 也可以培养利用“一页纸报告”简洁但系统地交流问题解决过程的能力

根据侧重点和遵循PDCA循环的程度的不同，“一页纸报告”主要分三种类型

解决问题的“一页纸报告”（应用最广）：

关于质量、成本、交付、安全、产能和其它方面的改进，全体公司员工参与编写，强调通过定量或定性的分析找出问题的根本原因，简明的阐述了问题的表现、原因、解决方案和改进成果。

建议提案的“一页纸报告”：政策、决策、流程等管理方面的改进提案或需要大量人力财力投入的大型项目，经理或具有一定经验的员工参与，在进行了结合了定量和定性的现状分析后提出的改进提案，突出问题的原因分析及其对重要性和影响。

汇报成果的“一页纸报告”：总结汇报解决问题或建议提案的“一页纸报告”提出并实施后的改进成果，新员工或资深经理参与，分析的篇幅较少，而更关注验证假设和行动措施的效果，突出问题解决的成效及带来的效果。

三种类型的“一页纸报告”，都有各自相对固定的内容及标准的结构，统一了沟通交流的模式

第一种类型——解决问题型“一页纸报告”

主要结构图

1、背景

n记录有助于理解问题严重程度和重要程度的背景情况

·针对听众的背景及信息需求描述背景情况

·描述众所周知的、没有争议的信息

·描述问题的影响

·尽量使背景的内容清晰，并多采用图表的形式使其可视化

·确定目标听众，针对性地写下背景情况

·提供必要的信息，帮助听众了解情况，使其能够理解之后的内容

·接受这个话题如何与公司的目标相关联

·记录其他能帮助听众了解该问题重要性的信息，如历史数据，日期，名字等

2、现状（重要部分）

n描绘当前状况中产生问题的系统或流程中的重要因素，在编写“现状”部分的时候要采用现地现物的方法来了解确实的现状

·突出现状中的问题

·展示事实和数据

·描述流程或系统的当前状况，并多采用图表的形式使其可视化

·强调现状中的主要因素

·确定现状中的真正问题。什么是真正的问题？什么不是真正的问题？

·采用定量的方法（而不仅仅是定性的意见表述）来描述现状

·总结与现状相关的信息

3、目标

·描述理想状态，定义至少一个标准来评估项目成功与否

·运用工程曲线来考量重量、成本、等待时间、复杂度等多方面的标准

·目标设立要基于现状，尽量清晰，便于衡量

·清楚的说明如何衡量项目的最终表现

·考虑如何收集数据来进行评估和检查实施方案的有效性

4、根源

·确保分析并展现了现状问题的根本原因

·将问题表现和问题解决方案与问题根源和影响清楚的区分开来

·运用“5个为什么”、鱼骨图分析法和其他问题根源分析方法最有效的剖析造成问题的内在原因

·尽可能的使用图表的方式来展现根源分析的关键发现

丰田分析问题根源时大量使用“5个为什么”的推理演绎方法

5、应对措施

·解决问题的“一页纸报告”中的应对措施实际上是一个解决问题的行动表，行动表的主要内容如下：

–造成问题的根本原因

–每个根源的解决方案

–负责人

–完成时间

–检查问题已被真正解决的措施

·确保针对每条潜在的根源都有对应的行动计划

·确认每条对应措施都有负责人

·清晰地写出具体要做什么

·记录下每条项目的截止时间

·表明执行的顺序和场地

6、检查/确认结果

确认实施了改进方案后的状况，与目标对比，确认是否达到目标

确认实施方案与改进成果的因果关系，即明确是否确实是实施方案实现的改进成果

·需要核实所有行动项目的有效性

·对比目标分析时，确定使用同一标准

·如果可能的话，一一确认能够验证每个行动方案的有效性方法

·为了有效的检查和确认结果，需要提前展开一些活动，包括：

·需要提前考虑用于检查和确认结果所需要的数据，以便于在方案实施的过程中同时进行数据记录

·确定提前需要收集数据的人员和数据收集方式

7、下一步行动

下一步行动包括：

·如何保持改进的结果

·如何让其他人知道改进的对策，使类似的流程也能得到改进

‒还有类似的流程？

‒如何有效地进行沟通？

·寻找部门中能从对策中获益的其他类似流程

·思考部门外有没有类似流程应该知道这些信息

·考虑规划部门是否应该知道这些变化以改进未来的流程

完整的解决问题型“一页纸报告”

PDCA和解决问题的“一页纸报告”的比较分析

第二种类型——建议提案型“一页纸报告”

建议提案型的侧重点不在于问题本身，而是更关注解决问题后带来的变化和效果

第三种类型——汇报成果型“一页纸报告”

汇报成果的“一页纸报告”示例旨在有效地总结概括实施改进措施所带来的变化和效果

“一页纸报告”制作步骤及要领

STEP1 明确制作目的

①面向谁：

◆根据看资料的人不同，其内容也要相应变化

◆合理地推测和把握对方对报告内容的需求、状况、兴趣以及理解能力

  应该充分考虑的对方的情况，如：・心理距离（是肯定还是否定）；・专业性（对于这一专业领域或主题具备何种程度的知识）；・立场(所属部门、职务、负责的业务等)

②如何使用：

◆ 考虑资料使用的场合:场景决定内容

  是向上司报告用，开会说明用或发放用等

◆ 考虑资料使用人

  由上司进行说明---比自己进行说明时写得细致，将最低限度的必要的信息简洁、符合逻辑地写出来

③何种用途：

即使主题相同，资料用途不同，内容也会不同

  企划决裁：充分说明制定对策的理由和内容，并明确希望上司予以判断的要点。

        报告：及时准确地反映事实，包括具体实施情况以及实施对策后的结果等。

④什么内容：

◆ 深入思考制作此资料的目的，明确需要传达的要点，及需要强调的问题解决步骤

 ◆ 最后，确定“一页纸报告”的标题

STEP2 撰写报告提纲

 ◆撰写简明易懂的说明纲要是制作明白易懂的“一页纸”报告的前提

 ◆简明易懂的纲要，就是要简洁、遵循问题解决的步骤、符合逻辑

■顺序：

（1）确定纲要的主体

（2）确定对纲要主体进行补充的内容

（3）检查纲要整体

问题解决流程图（PSFC）

将Step1至Step5的问题解决步骤以流程图的方式串连起来，是制作好的“一页纸报告”的“骨架”，展现了问题解决的“逻辑思维过程”    PSFC：ProblemSolvingFlowChart。

有助于理解问题解决各步骤之间的关系，有助于进一步充分理解问题解决的流程。

STEP3 确定版面设计

 ◆根据做好的纲要，确定资料的版面设计

 ◆顺着思路进行版面设计，应当将较多版面分给需要强调的重点和步骤

STEP4 撰写报告内容

◆使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件

◆有效地修饰， “一目了然”地突出重点强调的内容

STEP5 检查校对报告

◆采用问题解决流程制定的纲要是否流畅？

◆是否存在步骤和过程缺失的现象？

◆关键信息是否清楚明确？

“一页纸报告”的形式及应用

手写生成

·更容易采用图表的方式来形象化问题现状

·可以在工程现场现地现物的操作

·在绘制图表的时候能帮组思考问题

·易于初学者掌握

·提高“一页纸报告”的制作效率

·不便于存储在IT系统中并快速检索

·保存时间有限

电脑生成

·易于修改

·能清楚的打印出来

·更快的存储和检索

·报告能更有效的传播

·能快速的添加数字化的影像

·不能很精确的描述问题现状

·容易将注意力及精力花在如何将信息图像化

·丰田在“一页纸报告”的管理方面采取了较为分散和非数字化的储存方式

–每个工程师将自己的“一页纸报告”保存在办公桌的抽屉中或笔记本电脑里

–工程师的“一页纸报告”至少需要得到高出两个级别以上的主管的审批，主管在审批的过程中对“一页纸报告”的通用性和重要性进行评判

–被筛选出来“一页纸报告”会在丰田每个季度的工程期刊中发表，并根据报告内容对现有的设计标准和规范进行更新

–同时将筛选出来的报告根据作者姓名和报告主题进行分类保存，以便于今后的检索查阅

·当“一页纸报告”积累到一定数量之后，再推动更加集中和数字化的管理方式

“一页纸报告”的多行业运用

缩短急诊病人等待床位分配时间问题分析报告

1)垂直条状图：用于比较绝对值的大小

2)线形图：用于查看浮动情况

3) 饼状图：用于比较各项所占的份额

4) 水平条状图：用于比较各项所占的份额

5) 复杂的图表：强调重要数据

6) 散布图：用于确定不同数据之间的关联